엑셀(Excel) 드롭다운(목록) 만들기(데이터 유효성 검사)

< 엑셀 드롭다운 만들기 >

< 샘플 데이터 >

위와 같은 샘플 데이터가 있다고 가정하자. 사람마다 좋아하는 숫자를 입력해야 한다. 좋아하는 숫자는 1~10까지의 값으로 제한하려고 한다. 하지만 실수로 오타가 입력될 수 있는 것을 방지하기 위해서 유효성 검사를 적용하려고 한다. 데이터 유효성 검사를 적용할 수 있는 방법에 대해 알아보도록 한다. 데이터 유효성 검사란 규칙 목록에서 규칙을 선택하여 하나의 셀에 입력할 수 있는 데이터 형식을 제한하는 기능이다.

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1. 유효성 검사 데이터 직접 입력

가장 먼저 공통적으로 해야 할 일이다. 데이터 유효성 검사를 적용할 셀을 선택한다. 나는 특정 인원들이 좋아하는 숫자를 1~10 사이의 숫자로 지정해야 하기 때문에 좋아하는 숫자 열을 선택했다.

< 데이터 유효성 검사 셀 지정 >

그리고 상단에서 데이터 → 데이터 유효성 검사 → 데이터 유효성 검사(V) 순으로 클릭한다. 

< 데이터 유효성 검사 선택 >

데이터 유효성이 창이 나타나면 제한 대상(A)을 클릭하고 '목록'으로 변경한다.

< 제한 대상 유형 선택 >

그리고 어떤 데이터들만 입력할 수 있도록 할 것인지를 입력할 수 있는 '원본(S)'란에 본인이 원하는 데이터를 직접 입력하여 넣는다. 데이터의 종류가 적은 경우라면 이 방법도 괜찮다. 모두 입력했다면 하단의 '확인' 버튼을 누른다.

< 데이터 원본 입력 >

이제 셀에서 값을 입력하면 1~10 사이의 숫자만 입력하게끔 되어 있다. 키보드를 이용해서 데이터 유효성 원본에 해당하는 값만 입력하거나 드롭다운에서 본인이 원하는 데이터를 선택하면 된다. 여기서 드롭다운 표시(I) 체크 박스를 해제하면 드롭다운이 표시되지 않으니 주의하도록 한다.

< 데이터 유효성 검사 적용 결과 >

참고로 데이터 유효성에 어긋나는 데이터를 입력할 경우 아래와 같은 에러 메시지가 나타난다.

< 유효하지 않은 데이터 입력 시 표출 메시지 >

참고로 데이터 유효성 검사를 해제하려면 다시 상단 메뉴를 클릭하여 데이터 유효성 창을 띄우고 하단 좌측의 '모두 지우기(C)'를 클릭하고 우측의 확인 버튼을 클릭하면 된다.

< 데이터 유효성 검사 지우기 >

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2. 유효성 검사 데이터 원본 참조

상단 메뉴를 클릭하여 아래 데이터 유효성 창을 띄우는 과정까지는 똑같다. 그리고 동일하게 제한 대상(A)을 목록으로 설정한다.

< 유효성 검사 제한 대상 설정 >

그리고 원본(S) 란을 마우스 왼쪽 클릭하여 커서를 두고 시트에서 참조할 원본 데이터를 드래그한다. 나는 ② 영역에 있는 1~10 사이의 숫자들을 드래그했다. 그리고 최종적으로 확인 버튼을 누른다.

< 데이터 원본 참조 >

그 결과 아래와 같이 데이터 유효성 검사가 적용된 것을 확인할 수 있다. 유효한 데이터 원본을 직접 입력하는 방법도 있지만 허용할 데이터의 수가 많다면 이 방법처럼 셀을 참조하는 방식으로 하는 것이 효율적이다.

< 데이터 유효성 검사 적용 결과 >

참고로 지금처럼 셀을 참조하는 방식으로 데이터 유효성 검사를 적용한 경우, 참조한 셀의 내용을 변경하면 드롭다운의 값도 똑같이 변경된다. 아래 그림은 참조한 셀 원본 데이터를 1~10 사이의 숫자에서 11~20 사이의 숫자로 변경한 것이다.

< 셀 원본 데이터 값 변경 >

또한 유효한 데이터가 생겨났다면 참조한 셀 원본 영역의 중간에 (처음과 끝이 아님) 데이터를 삽입하면 된다. 삽입한 데이터도 드롭다운에 나타나게 된다.

< 데이터 유효성 검사 원본 추가 >

또한 유효한 데이터 원본을 다른 영역(셀 또는 시트)으로 옮겨도 데이터 유효성 검사는 그대로 적용된다. 예를 들어 아래 화면과 같이 데이터 유효성 검사 원본을 드래그하여 잘라내기를 한 다음 다른 시트로 옮겨보자.

< 유효성 검사 데이터 원본 잘라내기 >

Sheet1에 있었던 유효성 검사 데이터 원본을 Sheet2에 붙여넣기를 한다. 잘라내기를 했기 때문에 Sheet1에 있던 유효성 검사 데이터 원본은 사라졌다.

< 다른 시트에 붙여넣기 >

그 결과 아래 화면처럼 동일하게 데이터 유효성 검사가 적용되는 것을 볼 수 있다.

< 데이터 유효성 검사 적용 화면 >

그리고 유효성 검사 데이터 원본이 수정되지 않도록 Sheet2를 마우스 오른쪽 클릭한 다음 '숨기기(H)'를 선택하면 시트 목록에서도 사라져 다른 사람이 볼 수 없다.

< 시트 숨기기 적용 >

최종 결과는 아래와 같이 깔끔하게 정리된 것을 볼 수 있다.

< 최종 결과 >